Ochrona danych osobowych i RODO

Bez wyjątku każdy właściciel firmy powinien stosować się do zobowiązań wynikających z RODO, w charakterystyczności przez przeprowadzenie właściwej dokumentacji oraz wdrożenie mechanizmów przetwarzania danych osobowych, celem zabezpieczenia się przed bezprawnym wykorzystaniem danych osobowych. Kancelaria świadczy usługi wdrożenia zasad RODO do danego przedsiębiorstwa. Usługi Kancelarii polegają w ww. zakresie na:

-przygotowaniu dokumentów związanych z ochroną danych osobowych, w tym: polityki prywatności, rejestru czynności przetwarzania danych, instrukcji zarządzania systemem informatycznym, polityki bezpieczeństwa, wzoru upoważnienia do przetwarzania danych osobowych, wzoru ewidencji osób upoważnionych, oświadczenia o ustanowieniu IOD,

-występowaniu w imieniu przedsiębiorców w postępowaniu administracyjnym przed PUODO, w tym w toku kontroli prowadzonej przez PUODO,

-analizie zgodności postanowień umów z przepisami o ochronie danych osobowych;

-analizie zgodności przetwarzania i przechowywania danych osobowych z przepisami prawa

Żeby realizować efektywne działania zmierzające w kierunku wdrożenia RODO w zakresie biznesu powinno rozstrzygnąć się, dlaczego ów akt znajdował się w krajowym ładzie prawnym. Cele RODO definiuje m. in. Jego preambuła, która w punkcie 39 stanowi, że wszelkie przetwarzanie danych osobowych powinno być zgodne z prawem i rzetelne. Dla osób fizycznych powinno być przejrzyste, że dotyczące ich dane osobowe są zbierane, wykorzystywane, przeglądane lub w inny sposób przetwarzane oraz w jakim stopniu te dane osobowe są lub będą przetwarzane.

Reguła przejrzystości wymaga, by wszelkie informacje i wszelkie komunikaty związane z przetwarzaniem tych danych osobowych były łatwo dostępne i zrozumiałe oraz sformułowane jasnym i prostym językiem. Norma ta odnosi się w głównej mierze do informowania osób, których dane dotyczą, o tożsamości administratora i celach przetwarzania oraz innych informacji mających zapewnić rzetelność i przejrzystość przetwarzania w odniesieniu do osób, których postępowanie dotyczy, a także prawa takich osób do uzyskania akceptacji i aktualności o przetwarzanych danych osobowych ich dotyczących.

Osobom fizycznym powinno uzmysłowić się ryzyko, zasady, gwarancje i prawa oparte na przetwarzaniu danych osobowych oraz metody wykonywania praw należnych im w porozumieniu z takim przetwarzaniem. W szczególności określone cele przetwarzania danych osobowych powinny być zauważalne, umotywowane i ustalone w chwili ich gromadzenia. Dane osobowe powinny być adekwatne, przysługujące i ograniczone do tego, co konieczne do dążeń, dla których są one przetwarzane. Nakłania to przede wszystkim do zagwarantowania ograniczenia okresu przechowywania danych do ścisłego minimum.

Dane osobowe powinny być przetwarzane jedynie w sytuacjach, gdy celu przetwarzania nie można racjonalną metodą osiągnąć innymi sposobami. Aby zapobiec przechowywaniu danych osobowych przez okres dłuższy, niż jest to niezbędne, administrator powinien wyznaczyć datę ich usuwania lub okresowego przeglądu. Powinno realizować się wszystkie sensowne zmagania zapewniające sprostowanie lub wyeliminowanie danych osobowych, które są wadliwe.

Dane osobowe powinny być przetwarzane metodą zapewniającą im właściwe poczucie bezpieczeństwa i stosowną poufność, w tym ochronę przed nieuprawnionym wglądem do nich i do sprzętu służącego ich przetwarzaniu oraz przed nielegalnym korzystaniem z tych danych i z tego sprzętu.